Každý rok je to stejné… Na poslední chvíli se nám ozývají budoucí maturanti s mnoha dotazy a často řeší dilema, zda mají využít i služeb agentury / koordinátora. Pokusíme se vám toto téma přiblížit.
Jak vám může agentura / koordinátor pomoci?
Koordinátor bývá často součástí eventové agentury, což je širší tým specialistů, který zajišťuje kulturní události, večírky a plesy. Agentura už za sebou mívá desítky nebo i stovky plesů – to nejcennější, co vám tedy může předat, jsou vlastní zkušenosti. Správný koordinátor ví, jak sestavit harmonogram, obvykle vám pomůže s přípravou nástupu a půlnočního překvapení a bude vám k dispozici celý večer, abyste se nemuseli stresovat starostmi. Mezi ty určitě patří tombola, komunikace s vystupujícími, dohlížení na dramaturgii, příprava a úklid tanečního parketu a podobně. Koordinátor vám také může doporučit a zajistit doprovodný program, fotografa a kameramana, fotokoutek, natočení maturitního videa, moderátora, kapelu, techniku, výrobu šerp, plakátů, vstupenek a vlastně všeho, na co si vzpomenete. Dokonce vám může pomoci zprostředkovat nájem s kulturním sálem.
Opravdu koordinátora potřebujete?
To je velmi filozofická otázka. Úplně stejná, jako otázka, zda opravdu potřebujeme auta, každý rok nový chytrý telefon, jestli potřebujeme s cestovní kanceláří vyrazit na zahraniční dovolenou, zajít do kina, do restaurace, do fitka, na kulturu, jestli má cenu chodit ke kadeřníkovi či nikoliv. Přestože v konečném důsledku vlastně nic z toho nutně nepotřebujeme, stejně to vyhledáváme. Jsme ochotni utratit část svých úspor a prostředků, abychom získali více pohodlí, zábavy a pomohli si k lepším a rychlejším výsledkům. A o totéž jde i tady.
Kdy se s agenturou spojit?
To záleží, o jaký rozsah služeb budete mít zájem. Samozřejmě stejně jako u kapely platí, že čím dříve, tím lépe, dokud má koordinátor svůj termín ještě k dispozici. Pokud chcete svěřit koordinátorovi vše již od sjednání pronájmu sálu, je vhodné jej oslovit již v prvním nebo druhém ročníku studia. V případě, že jste v mnoha věcech soběstační a chcete si většinu služeb zajistit „po vlastní ose“, je možné využít služeb koordinátora pouze na organizaci večera a případně si nechat pomoci jen s choreografií a pár nejnutnějšími záležitostmi pár dnů nebo týdnů před plesem – koordinátora i tak poptejte s dostatečným předstihem, nejlépe alespoň půl roku před konáním večera nebo dříve.
Koordinátoři v jižních Čechách a jinde
Za dobu našeho působení jsme navštívili spoustu regionů a poznali tamní zvyklosti. S jistotou a hrdostí můžeme říci, že plesy na nejvyšší úrovni jsou právě v našich domácích jižních Čechách, kde mají „maturáky“ dlouhou tradici. Je pravděpodobné, že svou zásluhu na kvalitě mají i agentury, které tady už řadu let budují a předávají své know-how. Domníváme se, že přirozená soutěživost a snaha nabídnout více než konkurence způsobila rychlý nárůst schopností i kvality – v porovnání s ostatními regiony je totiž u nás koncentrace plesových agentur poměrně vysoká. Maturitní plesy v Jihočeském kraji tak mají jasný řád a probíhají dle osvědčených principů, které fungují. Absence koordinátorů v některých regionech leckdy přináší chaos pro všechny zúčastněné.
Koordinace plesu je adrenalinová disciplína
Nikdo není dokonalý, zvlášť, když se do něčeho pustí poprvé. A proto je pochopitelné, že maturanti bohužel nedomyslí řadu detailů, které během plesu mohou způsobit zmatek a časový skluz. Kdo připraví skleničky a červený koberec? Jak moderátor zjistí, že jsou maturanti připravení na nástup, aby jej mohl uvést? Kdo dá vědět zvukařům, že už mohou skladbu na nástup spustit? Kdo se postará o úklid parketu? Kdo obstará zhasnutí sálu před promítáním maturitního videa? Kdo ohlídá, že účinkující dostanou ve správný čas zaplaceno? Kde budou veškeré finance a kdo je bude během nástupu střežit? Kdo bude prodávat tombolu? Kdo vyřeší problém, když se jedna z hlavních cen tomboly někam „zatoulá“? Možná se toho ujme některá z odvážných maturantek, ale musí počítat s tím, že ji tato role zaměstná na větší část večera. A ve dvě ráno pak zjistí, že si ten velký večer vůbec nestihla užít…
Na co si dát pozor při výběru agentury?
Na trhu je k dispozici řada skvělých, ostřílených a vstřícných agentur s mnoha lety zkušeností. Agentury, které jsou férové, dávají maturantům prostor pro výběr služeb a jejichž posláním je skutečně pomoci a postarat se o co nejlepší zážitek. I mezi agenturami se ale najdou výjimky, kterým je vhodnější se vyhnout – třeba z důvodu neosobního přístupu a neochoty, nevýhodným podmínkám nebo kvůli podezřele vysokým nákladům. Hned při prvním setkání si musíte vzájemně„sednout”. Agentura vám může doporučit vlastní osvědčené dodavatele, ale nikdy si od ní nenechte vnutit služby, které se vám nezamlouvají (může jít i o výběr moderátora, fotografa, balónků a styl výzdoby obecně). Agentura by vám na vyžádání měla i odkrýt podrobnější rozpis, kolik vás které položky stojí, včetně cenovek za vlastní služby. Určitě si s agenturou předem stanovte rozpočet a cenový limit, do kterého se chcete vejít.
Naše zkušenosti a doporučení
Agentura tedy může být šikovným pomocníkem. Pro nás jako pro vystupující je během večera vždy skvělé, že máme po ruce osobu, na kterou se můžeme kdykoliv obrátit, která s námi vyřídí potřebné formality a zakročí v nečekaných situacích. A stejný servis poskytne i maturantům, aby si všichni studenti mohli užívat svůj velký večer naplno. Pravděpodobně budete chtít být v užším kontaktu, a proto rozhodně dává smysl oslovit koordinátora / agenturu se sídlem a působností ve vašem regionu. Přejeme vám hladké přípravy i bezproblémový průběh večera.
